Co się dzieje z tekstem, który wklejasz do narzędzia AI
Wklejenie tekstu do czatu AI wygląda jak praca na własnym komputerze, ale w praktyce oznacza przekazanie danych zewnętrznej firmie. Treść trafia na serwery dostawcy i zwykle zostaje w historii rozmów. W zależności od planu i ustawień może też być przechowywana dłużej, sprawdzana w ramach kontroli nadużyć albo wykorzystywana do ulepszania modeli.
Do tego dochodzą sytuacje, o których łatwo zapomnieć:
- pracownik korzysta z prywatnego konta, więc firma nie wie, co i gdzie trafiło, i nie może tego usunąć po jego odejściu,
- rozmowę można udostępnić linkiem, a link łatwo przesłać dalej,
- wtyczki przeglądarki z funkcjami AI mogą odczytywać treść stron, na których pracujesz — także panelu sklepu czy poczty,
- asystenci nagrywający spotkania zapisują wypowiedzi wszystkich uczestników, nie tylko Twoje,
- narzędzia połączone z pocztą, dyskiem czy kalendarzem mają dostęp do znacznie więcej niż jednego wklejonego akapitu.
Jakie ustawienia sprawdzić przed wyborem narzędzia i jak zaplanować pierwszy test, opisałem w artykule o bezpiecznym starcie z AI w małej firmie. Tutaj skupiam się na tym, czego nie wklejać i jakie przepisy za tym stoją.
Czego nie wklejać do narzędzi AI: czerwona lista
Poniższe informacje nie powinny trafiać do ogólnodostępnych narzędzi AI. Część z nich nie powinna trafiać nigdzie poza systemy, do których są przeznaczone.
| Rodzaj informacji | Przykłady | Dlaczego |
|---|---|---|
| Dostępy | Hasła, klucze API, kody jednorazowe, dane logowania do banku, pliki konfiguracyjne z danymi dostępowymi | Wyciek daje dostęp do systemów firmy; jedynym ratunkiem jest zmiana dostępów |
| Identyfikatory i finanse osób | PESEL, numery dowodów, numery kont i kart | Ryzyko kradzieży tożsamości i oszustw wobec osób, których dotyczą |
| Dane szczególnie chronione | Informacje o zdrowiu, poglądach, wyznaniu, przynależności związkowej, orientacji seksualnej, dane biometryczne, informacje o wyrokach | RODO wymaga dla nich szczególnych podstaw i zabezpieczeń |
| Dane pracowników | Wynagrodzenia, oceny, zwolnienia lekarskie, akta osobowe, sprawy dyscyplinarne | Dane osobowe, często wrażliwe; ryzyko dla zaufania w zespole |
| Dane klientów | Listy klientów, korespondencja, zamówienia z adresami, historia zakupów | Dane osobowe, a często jednocześnie tajemnica firmy |
| Tajemnice firmy | Marże, ceny zakupu, warunki od dostawców, plany, receptury, kod źródłowy | Możesz osłabić ich ochronę prawną (o tym niżej) |
| Cudze informacje poufne | Dokumenty od klientów i partnerów, materiały objęte umową o poufności | Umowa może zakazywać przekazywania ich osobom trzecim |
Zasada praktyczna: jeśli nie wysłałbyś tego tekstu mailem do obcej firmy, z którą nie masz umowy, nie wklejaj go do narzędzia AI, którego warunków nie sprawdziłeś.
AI a RODO: co musisz wiedzieć jako administrator danych
Gdy dane osobowe klientów lub pracowników trafiają do narzędzia AI, Twoja firma pozostaje ich administratorem i odpowiada za to, co się z nimi dzieje. Wynika z tego kilka obowiązków.
- Cel i podstawa. Dane zebrane w jednym celu, na przykład do realizacji zamówienia, nie mogą być dowolnie używane do innych celów. Przekazanie ich do narzędzia AI musi mieścić się w tym, na co pozwala RODO.
- Umowa z dostawcą. Dostawca narzędzia, który przetwarza dane w Twoim imieniu, jest zwykle podmiotem przetwarzającym. Potrzebna jest wtedy umowa powierzenia przetwarzania danych — sprawdź, czy dostawca ją oferuje i w jakim planie.
- Przekazanie poza EOG. Jeśli dane trafiają na serwery poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, potrzebna jest podstawa takiego transferu, na przykład decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony albo standardowe klauzule umowne.
- Minimalizacja. Przekazuj tylko to, co jest niezbędne do zadania. Do napisania odpowiedzi na reklamację model nie potrzebuje adresu ani numeru telefonu.
- Informacja dla osób. Jeśli na stałe korzystasz z AI przy danych klientów, uwzględnij to w polityce prywatności i w rejestrze czynności przetwarzania, jeśli go prowadzisz.
- Decyzje automatyczne. RODO ogranicza decyzje oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływają. Odrzucenie kandydata do pracy czy odmowa reklamacji wydana przez model bez udziału człowieka to obszar wysokiego ryzyka.
Uwaga na częste nieporozumienie: zastąpienie nazwiska znacznikiem nie zawsze wystarcza. Jeśli tekst nadal pozwala ustalić, o kogo chodzi — dzięki nietypowym szczegółom sprawy, nazwie małej miejscowości czy opisowi zamówienia — nadal zawiera dane osobowe. Przed wklejeniem przeczytaj go jeszcze raz pod tym kątem.
A jeśli ktoś już wkleił dane osobowe do niesprawdzonego narzędzia? Nie zamiataj sprawy pod dywan. Usuń rozmowę, zapisz, co się stało, i oceń ryzyko dla osób, których dane dotyczą. Jeśli doszło do naruszenia ochrony danych, które może powodować ryzyko dla tych osób, trzeba je zgłosić Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia. W razie wątpliwości od razu skonsultuj się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Tajemnica przedsiębiorstwa: wklejenie może osłabić jej ochronę
Tajemnica przedsiębiorstwa to nie tylko zwrot z umowy. Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji chroni informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne i inne, które mają wartość gospodarczą i nie są powszechnie znane ani łatwo dostępne — pod warunkiem, że firma z należytą starannością podjęła działania, żeby utrzymać je w poufności.
Ten ostatni warunek ma znaczenie przy AI. Jeśli marże, warunki od dostawców czy lista kluczowych klientów są swobodnie wklejane przez pracowników do prywatnych kont w różnych narzędziach, w razie sporu trudniej będzie wykazać, że firma dbała o ich poufność. A bez tego ochrona może nie przysługiwać.
Co możesz zrobić:
- spisać, które informacje w firmie są poufne — wystarczy krótka lista,
- zapisać w zasadach pracy, że takich informacji nie wprowadza się do narzędzi AI poza zatwierdzonymi kontami firmowymi,
- uwzględnić to w umowach o poufności z pracownikami i współpracownikami,
- sprawdzić umowy z klientami biznesowymi: część z nich zakazuje przekazywania powierzonych informacji osobom trzecim, a dostawca narzędzia AI może być taką osobą trzecią.
AI Act w skrócie: jak działa i kogo dotyczy
AI Act, czyli akt w sprawie sztucznej inteligencji, to unijne rozporządzenie 2024/1689. Obowiązuje bezpośrednio we wszystkich krajach UE, a jego przepisy zaczynają być stosowane etapami. W lipcu 2026 r. zostało zmienione rozporządzeniem 2026/1744 (tak zwanym AI Omnibus), które między innymi przesunęło część terminów.
Rozporządzenie rozróżnia role. Dostawca to firma, która tworzy system AI albo zleca jego stworzenie i wprowadza go do obrotu lub używa pod własną nazwą lub marką. Podmiot stosujący to firma, która korzysta z systemu AI w swojej działalności. Mała firma używająca gotowych narzędzi jest zwykle podmiotem stosującym — ale jeśli zleci zbudowanie własnego narzędzia i uruchomi je pod swoją marką, może zostać uznana za dostawcę.
Obowiązki zależą od poziomu ryzyka:
- Praktyki zakazane — na przykład manipulowanie ludźmi w sposób, który może wyrządzić im poważną szkodę, ocena społeczna czy rozpoznawanie emocji w miejscu pracy i w placówkach edukacyjnych (z wyjątkami ze względów medycznych i bezpieczeństwa).
- Wysokie ryzyko — między innymi systemy używane w rekrutacji i zarządzaniu pracownikami, ocenie zdolności kredytowej czy edukacji. Tu obowiązki są najszersze.
- Obowiązki przejrzystości — chatboty, treści generowane przez AI, deepfake'i.
- Pozostałe zastosowania — większość codziennych narzędzi, na przykład do pisania tekstów czy streszczeń. Tu AI Act nie dokłada szczególnych wymogów poza dbaniem o kompetencje zespołu.
Terminy AI Act: co już obowiązuje
Stan na październik 2026 r., po zmianach wprowadzonych przez AI Omnibus:
| Od kiedy | Co | Co to znaczy dla małej firmy |
|---|---|---|
| 2 lutego 2025 r. | Zakazane praktyki i obowiązek dbania o kompetencje w zakresie AI (art. 4) | Nie stosujesz zakazanych zastosowań i wspierasz zespół w rozumieniu narzędzi AI |
| 2 sierpnia 2025 r. | Obowiązki dostawców modeli AI ogólnego przeznaczenia | Dotyczą dostawców modeli, nie firm, które z nich korzystają |
| 2 sierpnia 2026 r. | Większość przepisów, w tym obowiązki przejrzystości (art. 50) | Chatbot ma informować, że jest AI; deepfake'i trzeba oznaczać |
| 2 grudnia 2026 r. | Nowe zakazy dodane przez AI Omnibus, dotyczące generowania intymnych treści bez zgody i materiałów przedstawiających wykorzystywanie dzieci | Rozszerzenie listy zakazanych praktyk |
| 2 grudnia 2027 r. | Systemy wysokiego ryzyka z załącznika III, np. rekrutacja, zarządzanie pracownikami, zdolność kredytowa (termin przesunięty z 2 sierpnia 2026 r.) | Jeśli planujesz AI do oceny kandydatów lub pracowników, skonsultuj to wcześniej |
| 2 sierpnia 2028 r. | Systemy AI w produktach objętych unijnymi przepisami o bezpieczeństwie (załącznik I), np. w wyrobach medycznych czy zabawkach | Dotyczy głównie producentów |
Obowiązek z art. 4 po zmianach brzmi tak, że dostawcy i podmioty stosujące mają podejmować działania wspierające rozwój kompetencji w zakresie AI swoich pracowników i osób, które korzystają z systemów AI w ich imieniu. Przepis nie wymaga gwarantowania konkretnego poziomu wiedzy. W małej firmie oznacza to w praktyce krótkie, udokumentowane wprowadzenie: jak działają narzędzia, z których korzystacie, gdzie się mylą i jakich danych do nich nie wprowadzać.
Obowiązki przejrzystości z art. 50 dotyczą między innymi trzech sytuacji, które mogą spotkać małą firmę. Po pierwsze, gdy klient rozmawia z systemem AI, na przykład z chatbotem na stronie, ma być o tym poinformowany, chyba że to oczywiste. Po drugie, realistyczne obrazy, nagrania i filmy wygenerowane lub zmienione przez AI, które mogą fałszywie sprawiać wrażenie autentycznych, trzeba oznaczać. Po trzecie, teksty wygenerowane przez AI i publikowane, by informować opinię publiczną o sprawach interesu publicznego, wymagają ujawnienia — chyba że przeszły ludzką weryfikację, a ktoś ponosi za nie odpowiedzialność redakcyjną.
W Polsce organem nadzoru rynku w zakresie systemów AI jest — zgodnie z ustawą z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji — Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji. Aktualny harmonogram i opis poziomów ryzyka znajdziesz na stronie Komisji Europejskiej poświęconej AI Act.
Co zrobić w małej firmie: lista na jedno popołudnie
- Spisz narzędzia AI, z których korzysta zespół — także funkcje wbudowane w pocztę, edytor, CRM czy sklep oraz wtyczki przeglądarki. Przy każdym: kto używa, do czego i na jakim koncie.
- Przenieś pracę na konta firmowe i wyłącz w ustawieniach to, czego nie potrzebujesz, na przykład wykorzystywanie rozmów do ulepszania modeli, jeśli plan na to pozwala.
- Spisz czerwoną listę informacji, których nie wprowadza się do narzędzi AI. Możesz zacząć od tabeli powyżej.
- Zrób krótkie szkolenie i zapisz, kiedy się odbyło i co obejmowało. To prosty sposób na realizację obowiązku z art. 4 AI Act.
- Sprawdź dokumenty: umowy powierzenia z dostawcami narzędzi, politykę prywatności i umowy o poufności z zespołem.
- Oznacz chatbota i treści syntetyczne, jeśli z nich korzystasz.
- Wstrzymaj się z AI w rekrutacji i ocenie pracowników, dopóki nie skonsultujesz tego z prawnikiem. To obszar wysokiego ryzyka zarówno w AI Act, jak i w RODO.
- Wracaj do tej listy co pół roku. Narzędzia, ich warunki i przepisy zmieniają się szybko.
Jeśli AI ma działać w Twojej firmie na stałe — w obsłudze zamówień, dokumentów czy zgłoszeń — warto od początku zaprojektować, jakie dane trafiają do modelu, gdzie są przetwarzane i w którym miejscu decyzję podejmuje człowiek. Przy takich wdrożeniach pracuję razem ze StackERP, a zakres i wycenę ustalamy po rozmowie.
To informacja ogólna, nie porada prawna. Stan prawny opisuję na 14 października 2026 r. Przy konkretnych wdrożeniach — zwłaszcza dotyczących danych szczególnie chronionych, pracowników lub branży regulowanej — skonsultuj szczegóły z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.