Klauzula informacyjna RODOTa klauzula wyjaśnia, jak przetwarzam dane osobowe moich klientów, potencjalnych klientów i kontrahentów, a także ich pracowników, współpracowników i przedstawicieli — dane zawarte w umowach, korespondencji, protokołach i fakturach. Realizuje obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 RODO.
1. Administrator i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jestem ja — operator serwisu odslona.pl działający pod marką ODSŁONA.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać do mnie na adres [email protected].
2. Kogo dotyczy klauzula
Klauzula dotyczy:
- klientów i potencjalnych klientów — osób, które zapytały o współpracę, otrzymały propozycję lub zawarły ze mną umowę, w tym konsumentów i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą;
- kontrahentów — moich dostawców i partnerów;
- pracowników, współpracowników i przedstawicieli klientów i kontrahentów — osób wskazanych do kontaktu, reprezentujących stronę umowy, podpisujących protokoły lub uczestniczących w realizacji projektu.
Zasady dotyczące korzystania z serwisu odslona.pl, formularzy i pomiaru ruchu opisuje Polityka prywatności.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Podjęcie na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy — odpowiedź na zapytanie, rozmowy, przygotowanie propozycji | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Zawarcie i wykonanie umowy, której jesteś stroną — w tym dopracowanie i odbiór projektu, publikacja oraz opieka po publikacji | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Kontakt z pracownikami, współpracownikami i przedstawicielami klienta lub kontrahenta oraz wykonanie umowy zawartej z podmiotem, który reprezentujesz | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — mój prawnie uzasadniony interes, czyli sprawna komunikacja i należyte wykonanie umowy z tym podmiotem |
| Dokumentowanie przebiegu współpracy — protokoły, akceptacje, uwagi do projektu i korespondencja | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób reprezentujących stronę umowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (mój prawnie uzasadniony interes, czyli możliwość wykazania przebiegu i odbioru prac) |
| Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i przechowywanie dokumentacji rozliczeniowej | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — mój prawnie uzasadniony interes, czyli ochrona moich praw |
4. Kategorie danych i ich źródło
Dane, które podajesz mi bezpośrednio (art. 13 RODO): imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP i inne dane potrzebne do zawarcia umowy i wystawienia faktury, adres e-mail, numer telefonu, informacje o płatnościach, a także informacje przekazywane w korespondencji, uwagach do projektu i protokołach.
Dane, które otrzymuję od innego podmiotu (art. 14 RODO): jeżeli Twoje dane przekazał mi Twój pracodawca, zleceniodawca lub inny podmiot, który reprezentujesz albo z którym współpracujesz — np. wskazując Cię w umowie lub korespondencji jako osobę do kontaktu — przetwarzam następujące kategorie danych: imię, nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i służbowy numer telefonu, wraz z nazwą podmiotu, który reprezentujesz.
Jeżeli przekazujesz mi dane swoich pracowników lub współpracowników, proszę, przekaż im tę klauzulę, np. link odslona.pl/rodo/.
5. Odbiorcy danych
Przekazuję dane wyłącznie podmiotom, które pomagają mi prowadzić działalność, i tylko w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań:
- Google (Google Workspace) — dostawca poczty e-mail, przez którą prowadzę korespondencję;
- OVHcloud — dostawca serwera (VPS), na którym działa serwis odslona.pl i zapisywane są zgłoszenia z formularzy;
- Cloudflare — dostawca usług DNS, pośredniczenia w ruchu (proxy) i ochrony serwisu odslona.pl, jeżeli kontaktujesz się ze mną przez serwis;
- podmioty obsługujące moją księgowość — w zakresie danych z umów, faktur i dokumentów rozliczeniowych;
- StackERP (stackerp.pl), mój partner techniczny — wyłącznie przy projektach systemów i tylko wtedy, gdy wymaga tego przygotowanie propozycji lub realizacja projektu.
Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów zawartych ze mną, w tym — gdy działają w moim imieniu — umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i zgodnie z moimi poleceniami. Dane mogę też udostępnić organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Google i Cloudflare mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazanie odbywa się — w zależności od podmiotu i usługi — na podstawie:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework — wobec podmiotów, które przystąpiły do tego programu, lub
- standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.
Możesz poprosić mnie o informacje o zastosowanych zabezpieczeniach i o sposobie uzyskania ich kopii.
7. Jak długo przechowuję dane
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Zapytania, propozycje i korespondencja, po których nie doszło do zawarcia umowy | Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu — chyba że wcześniej wniesiesz sprzeciw lub poprosisz o usunięcie danych. |
| Umowa, protokoły, uwagi do projektu i korespondencja związana z jej realizacją | Przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń. |
| Faktury i dokumenty rozliczeniowe | 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — zgodnie z przepisami podatkowymi. |
| Dane pracowników, współpracowników i przedstawicieli klientów i kontrahentów | Przez czas współpracy z podmiotem, który reprezentujesz, a w dokumentach (umowach, protokołach, fakturach, korespondencji) — przez okres przechowywania tych dokumentów. Jeżeli przestaniesz być osobą do kontaktu, nie będę używał Twoich danych do bieżącej komunikacji. |
| Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń określonego w przepisach, a w razie sporu — do jego prawomocnego zakończenia. |
Jeżeli przetwarzam dane na podstawie mojego prawnie uzasadnionego interesu, przestaję je przetwarzać w tym celu po skutecznym wniesieniu sprzeciwu. Po upływie okresów przechowywania usuwam dane albo nieodwracalnie je anonimizuję.
8. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem Twoich danych masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych, które przetwarzam w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy (art. 20 RODO);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na moim prawnie uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO). Po sprzeciwie przestanę przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażę ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzam dane na jej podstawie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzam Twoje dane niezgodnie z prawem.
Aby skorzystać z praw, napisz na adres [email protected]. Odpowiem bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby, ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — wtedy poinformuję Cię o tym.
9. Czy musisz podać dane
- Podanie danych przy zapytaniu jest dobrowolne, ale bez nich nie mogę odpowiedzieć ani przygotować propozycji.
- Jeżeli jesteś stroną umowy, podanie danych potrzebnych do jej zawarcia i wykonania jest wymogiem umownym — bez nich nie mogę zawrzeć ani wykonać umowy.
- Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych.
- Jeżeli Twoje dane przekazał mi podmiot, który reprezentujesz, ich przekazanie wynika z ustaleń między Tobą a tym podmiotem. Bez tych danych kontakt w sprawie umowy może być utrudniony.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmuję wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
11. Dane klientów Zamawiającego — powierzenie przetwarzania
Realizując projekt — np. stronę, sklep, system lub opiekę techniczną — mogę mieć dostęp do danych osobowych, których administratorem jest mój klient (Zamawiający), np. danych jego klientów, zamówień, użytkowników formularzy lub pracowników. W takim przypadku nie jestem administratorem tych danych, lecz podmiotem przetwarzającym.
Przed rozpoczęciem takiego przetwarzania zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO. Określa ona m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa Zamawiającego. Przetwarzam te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Zamawiającego i tylko w zakresie potrzebnym do realizacji projektu. Wzór umowy powierzenia znajdziesz w zakładce Dokumenty.
Jeżeli przy projekcie systemu uczestniczy mój partner techniczny StackERP, może on przetwarzać takie dane jako dalszy podmiot przetwarzający — wyłącznie za zgodą Zamawiającego i na zasadach określonych w umowie powierzenia.
Obowiązki informacyjne wobec osób, których dane powierzył mi Zamawiający, spoczywają na nim jako administratorze. Ta klauzula nie dotyczy tych danych.
12. Zmiany klauzuli
Klauzulę aktualizuję, gdy zmienia się sposób prowadzenia mojej działalności, dostawcy, z których korzystam, lub przepisy. Aktualną wersję zawsze publikuję pod adresem odslona.pl/rodo/, z datą obowiązywania na początku dokumentu.